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Ⅰはじめに
(1)長期組合員と短期組合員の違いについて
長期組合員：
短期給付、長期給付及び福祉事業の適用を受ける組合員で、大学教員・附属学校教員・事務職員・技術職員・教務職員・看護職員・医療職員・病院特任助教・1号嘱託職員・事務系職域限定職員 等のフルタイム勤務の常勤職員が対象。
短期組合員：
短期給付及び福祉事業のみの適用を受ける組合員で、各種補佐員・医員・研修医・特任教員(病院特任助教除く)・臨時講師・2号嘱託職員・看護系職域限定職員 等で、週20時間以上雇用される者が対象。(ただし、雇用期間が2ヶ月以下の者や学生は除く。)
なお、長期給付は適用されないため、厚生年金の第1号厚生年金被保険者として加入します。
KKR-国家公務員共済組合連合会
(2)各手続きの項目へ
Ⅱ採用・転入時の手続きはこちら
Ⅲ在職中の各種手続きはこちら
Ⅳ退職・転出時の手続きはこちら
Ⅴその他の手続きはこちら
(3)書類の作成方法について
作成者の負担軽減と事務効率化のため、ほぼ全ての様式の改修を行いましたので、このページに掲載のExcel様式については、原則として手書きを廃止し、PC等での入力による作成にご協力をお願いします。
なお、Googleスプレッドシートは、チェックボックスや保護セル等のExcelとの互換性が無い機能がありますので、Googleスプレッドシートでの作成はお控えください。
なお、各書類はメール添付にて電子申請可能です(原本が必要なものを除く)。
ただし、何らかの事情で手書きでしか対応できない場合は、手書きでの書類を受け付けます。
提出専用メールアドレス：kyosai-shinsei▲oita-u.ac.jp（▲を@に置き換えてください。）
(4)自宅にパソコンが無い方へ
Microsoft Office OnlineやExcelアプリ等で、スマートフォンやタブレットでも作成可能です。
なお、Googleスプレッドシートは、チェックボックスや保護セル等のExcelとの互換性が無い機能がありますので、Googleスプレッドシートでの作成はお控えください。
ただし、お持ちの端末のOS(Android/iOS)や機種によっては、無料版では一部機能が制限されている場合があります。その場合は、該当箇所は空欄でもかまいません。
長期組合員：
短期給付、長期給付及び福祉事業の適用を受ける組合員で、大学教員・附属学校教員・事務職員・技術職員・教務職員・看護職員・医療職員・病院特任助教・1号嘱託職員・事務系職域限定職員 等のフルタイム勤務の常勤職員が対象。
短期組合員：
短期給付及び福祉事業のみの適用を受ける組合員で、各種補佐員・医員・研修医・特任教員(病院特任助教除く)・臨時講師・2号嘱託職員・看護系職域限定職員 等で、週20時間以上雇用される者が対象。(ただし、雇用期間が2ヶ月以下の者や学生は除く。)
なお、長期給付は適用されないため、厚生年金の第1号厚生年金被保険者として加入します。
【参考HP】
KKR-国家公務員共済組合連合会
(2)各手続きの項目へ
Ⅱ採用・転入時の手続きはこちら
Ⅲ在職中の各種手続きはこちら
Ⅳ退職・転出時の手続きはこちら
Ⅴその他の手続きはこちら
(3)書類の作成方法について
作成者の負担軽減と事務効率化のため、ほぼ全ての様式の改修を行いましたので、このページに掲載のExcel様式については、原則として手書きを廃止し、PC等での入力による作成にご協力をお願いします。
なお、Googleスプレッドシートは、チェックボックスや保護セル等のExcelとの互換性が無い機能がありますので、Googleスプレッドシートでの作成はお控えください。
なお、各書類はメール添付にて電子申請可能です(原本が必要なものを除く)。
ただし、何らかの事情で手書きでしか対応できない場合は、手書きでの書類を受け付けます。
提出専用メールアドレス：kyosai-shinsei▲oita-u.ac.jp（▲を@に置き換えてください。）
(4)自宅にパソコンが無い方へ
Microsoft Office OnlineやExcelアプリ等で、スマートフォンやタブレットでも作成可能です。
なお、Googleスプレッドシートは、チェックボックスや保護セル等のExcelとの互換性が無い機能がありますので、Googleスプレッドシートでの作成はお控えください。
ただし、お持ちの端末のOS(Android/iOS)や機種によっては、無料版では一部機能が制限されている場合があります。その場合は、該当箇所は空欄でもかまいません。
Ⅱ採用・転入時の手続き
(1)共済組合・厚生年金・雇用保険関係の手続き
採用もしくは本学に転入したときに提出が必要な書類を掲載しています。
以下のフローチャートで、ご自身の提出が必要な書類が分かります。
フローチャートに記載の番号と以下の表の番号は一致しています。
【提出期限：事実発生日から5日以内】
※令和7年4月採用者については、人数多数のため、上記より提出期限をはやめに設定しています。
スムーズに手続きが進められるよう、ご理解・ご協力をお願いします。くわしくはこちら
【長期組合員 資格取得時必要書類 フローチャート】
【短期組合員 資格取得時必要書類 フローチャート】
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
(※)
各府省庁の共済組合の長期組合員から、引き続き本学で長期組合員になる場合は、①の書類は不要です。
地方の共済組合の長期組合員から、引き続き本学で長期組合員になる場合は、①の書類に追加で「組合員転入届書(入力例)」も必要です。
(2)マイナンバー登録手続き
作成方法や提出期限等の詳しい説明はこちら
マイナンバーカード保有の有無にかかわらず、提出が必要です。
以下の該当PDFファイルを印刷の上、作成してください。
提出方法は郵送のみです。(学内便不可)
【提出期限：事実発生日から5日以内】
※令和7年4月採用者については、人数多数のため、上記より提出期限をはやめに設定しています。
スムーズに手続きが進められるよう、ご理解・ご協力をお願いします。くわしくはこちら
採用もしくは本学に転入したときに提出が必要な書類を掲載しています。
以下のフローチャートで、ご自身の提出が必要な書類が分かります。
フローチャートに記載の番号と以下の表の番号は一致しています。
【提出期限：事実発生日から5日以内】
※令和7年4月採用者については、人数多数のため、上記より提出期限をはやめに設定しています。
スムーズに手続きが進められるよう、ご理解・ご協力をお願いします。くわしくはこちら
【長期組合員 資格取得時必要書類 フローチャート】
【短期組合員 資格取得時必要書類 フローチャート】
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
| 様式名 | 長期組合員 | 短期組合員 |
| ①組合員資格取得届(※) | 様式一式 (入力例) |
様式一式 (入力例) |
| ②雇用保険被保険者資格取得届 | ||
| ③被扶養者等申告書 | ||
| ④居所登録届 | ||
| ⑤扶養の申立書 | ||
| ⑥夫婦共同扶養にかかる調査・申立書 | ||
| ⑦第3号被保険者関係届 |
(※)
各府省庁の共済組合の長期組合員から、引き続き本学で長期組合員になる場合は、①の書類は不要です。
地方の共済組合の長期組合員から、引き続き本学で長期組合員になる場合は、①の書類に追加で「組合員転入届書(入力例)」も必要です。
(2)マイナンバー登録手続き
作成方法や提出期限等の詳しい説明はこちら
マイナンバーカード保有の有無にかかわらず、提出が必要です。
以下の該当PDFファイルを印刷の上、作成してください。
提出方法は郵送のみです。(学内便不可)
【提出期限：事実発生日から5日以内】
※令和7年4月採用者については、人数多数のため、上記より提出期限をはやめに設定しています。
スムーズに手続きが進められるよう、ご理解・ご協力をお願いします。くわしくはこちら
| 対象者種別 | 様式名 | |
| マイナンバーの提出 に係る同意書 |
身元確認書類 添付書 |
|
| 役職員本人 | (A)役職員本人用 | (B)役職員本人用 |
| 第3号被保険者 | (A)第3号被保険者用 | (B)第3号被保険者用 |
| 第3号被保険者以外の被扶養配偶者・被扶養親族 | (A‘) | (B)は不要 |
Ⅲ在職中の各種手続き
(1)改姓したとき(被扶養者含む)
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、シートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。 ※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
(2)住所変更したとき(被扶養者含む)
以下のフローチャートで、ご自身の提出が必要な書類が分かります。
フローチャートに記載の番号と以下の表の番号は一致しています。
【長期組合員 住所変更時必要書類 フローチャート】
【短期組合員 住所変更時必要書類 フローチャート】
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。 ※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
(3)子が生まれるとき（出産・育児関係）
出産・育児に関する共済組合・厚生年金・雇用保険の各種手続きの詳しい説明はこちら
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
メール本文に提出される書類の名称を記載していただくと、処理がスムーズになります。
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
なお、生まれた子を扶養認定する場合は、(4)の項目を参照してください。
(4)新たに扶養認定するとき
以下のフローチャートで、ご自身の提出が必要な書類が分かります。
フローチャートに記載の番号と以下の表の番号は一致しています。
【提出期限：事実発生日から5日以内】
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
(※)新たに扶養認定する際のマイナンバー登録手続きに関してはこちら
(5)扶養の取消をするとき
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
【提出期限：事実発生日から5日以内】
(※)
就職の場合：採用通知書の写し または 労働契約書の写し
収入増加の場合：給与証明書 または 労働契約書の写し
失業給付金受給開始の場合：雇用保険受給者証の写し(全面)
死亡の場合：家族埋葬料請求書
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、シートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。 ※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
| 様式名 | 長期組合員 | 短期組合員 |
| ①組合員証記載事項変更申告書 | 様式一式 (入力例) |
様式一式 (入力例) |
| ②(短期組合員のみ)被保険者氏名変更届 |
(2)住所変更したとき(被扶養者含む)
以下のフローチャートで、ご自身の提出が必要な書類が分かります。
フローチャートに記載の番号と以下の表の番号は一致しています。
【長期組合員 住所変更時必要書類 フローチャート】
【短期組合員 住所変更時必要書類 フローチャート】
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。 ※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
| 様式名 | 長期組合員 |
| ①組合員証記載事項変更申告書 | 様式一式 (入力例) |
| ②居所登録届 | |
| ③第3号被保険者住所変更届 |
| 様式名 | 短期組合員 |
| ①組合員証記載事項変更申告書 | 様式一式 (入力例) |
| ②被保険者住所変更届 | |
| ③居所登録届 | |
| ④第3号被保険者住所変更届 |
(3)子が生まれるとき（出産・育児関係）
出産・育児に関する共済組合・厚生年金・雇用保険の各種手続きの詳しい説明はこちら
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
メール本文に提出される書類の名称を記載していただくと、処理がスムーズになります。
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
なお、生まれた子を扶養認定する場合は、(4)の項目を参照してください。
| 様式名 | 長期組合員 |
| ①産前産後休業期間 掛金免除申出書 | 様式一式 (入力例) |
| ②出産費・家族出産費請求書 | |
| ③育児休業等期間 掛金免除申出書 | |
| ④標準報酬育児休業等終了時改定申出書 | |
| ⑤3歳未満の子を養育する旨の申出書 | |
| ⑥3歳未満の子を養育しない旨の申出書 |
| 様式名 | 短期組合員 |
| ①(共済組合)産前産後休業期間 掛金免除申出書 | 様式一式 (入力例) |
| ②(厚生年金)産前産後休業取得者申出書/変更(終了)届 | |
| ③出産費・家族出産費請求書 | |
| ④出産手当金請求書 | |
| ⑤(共済組合)育児休業等期間 掛金免除申出書 | |
| ⑥(厚生年金)育児休業等取得者申出書 | |
| ⑦(共済組合)標準報酬育児休業等終了時改定申出書 | |
| ⑧(厚生年金)育児休業等終了時報酬月額変更届 | |
| ⑨養育期間標準報酬月額特例申出書・終了届 |
(4)新たに扶養認定するとき
以下のフローチャートで、ご自身の提出が必要な書類が分かります。
フローチャートに記載の番号と以下の表の番号は一致しています。
【提出期限：事実発生日から5日以内】
様式を一つのExcelファイルにまとめていますので、提出が必要な様式のシートに入力してください。
①のシートから番号順に入力していくと、共通項目は自動挿入されます。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
| 様式名 | 長期組合員・短期組合員 共通 | |
| ①被扶養者等申告書 | 様式一式 (入力例①：配偶者の離職) (入力例②：子の出生) |
|
| ②居所登録届 | ||
| ③扶養の申立書 | ||
| ④夫婦共同扶養にかかる調査・申立書 | ||
| ⑤第3号被保険者関係届 | ||
(※)新たに扶養認定する際のマイナンバー登録手続きに関してはこちら
(5)扶養の取消をするとき
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
【提出期限：事実発生日から5日以内】
| 様式名 | 長期組合員・短期組合員 共通 | |
| ①被扶養者等申告書 | 様式一式 (入力例①：配偶者(自営業)の収入増加) (入力例②：子の就職) |
|
| ②(60歳未満の配偶者で、厚生年金に加入しない場合のみ) 第3号被保険者関係届 |
||
| ③事実発生日を確認できる書類(※) | ||
| ④取消対象者の組合員証等の返却 | ||
(※)
就職の場合：採用通知書の写し または 労働契約書の写し
収入増加の場合：給与証明書 または 労働契約書の写し
失業給付金受給開始の場合：雇用保険受給者証の写し(全面)
死亡の場合：家族埋葬料請求書
Ⅳ退職・転出時の手続き
退職もしくは本学から転出する時に必要な共済関係書類を掲載しています。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
(※)
本学の長期組合員から、引き続き各府省庁の共済組合の長期組合員になる場合は、①の書類は不要です。
本学の長期組合員から、引き続き地方の共済組合の長期組合員になる場合は、①の書類の代わりに「組合員転出届書（入力例）」が必要です。
以下は、該当があれば提出してください。
各書類はメール添付での提出にご協力願います。（原本が必要な書類を除く）
※参考 Ⅰ(3)書類の作成方法について
| 長期組合員 | 短期組合員 | |
| ①退職届（入力例）(※) | ①退職届（入力例） | |
| ②組合員証（被扶養者分含む）の返却 | ||
(※)
本学の長期組合員から、引き続き各府省庁の共済組合の長期組合員になる場合は、①の書類は不要です。
本学の長期組合員から、引き続き地方の共済組合の長期組合員になる場合は、①の書類の代わりに「組合員転出届書（入力例）」が必要です。
以下は、該当があれば提出してください。
| 長期組合員・短期組合員 共通 | |
| 離職票が必要な場合 | 離職票について |
| 資格喪失証明書が必要な場合 | 資格喪失証明書交付願 |
| 任意継続組合員になりたい場合 | 任意継続組合員について 任意継続組合員となることの申出書 |
| グループ保険・団体障害保険・がん保険に加入している場合 | 異動連絡届 |
Ⅴその他
(1)iDeCo関係
法改正により、事業主証明書の発行は令和6年12月以降廃止されました。
(2)積立貯金関係
令和6年7月8日から各種手続きがオンライン化しました。詳しい内容はこちら (チラシ)
(3)限度額適用認定申請
令和6年12月2日以降、マイナ保険証保有者には限度額適用認定申請書は交付しません。
以下は、マイナ保険証をお持ちでない方に対してのお知らせになります。
高額療養費の支払いの特例についての詳しい説明はこちら
(4)治療用装具を購入したときなど
(5)他人からけがをさせられたとき
(6)人間ドックについて
2024年度の文部科学省共済組合・人間ドック助成についてお知らせします。
4月1日現在で35歳以上の共済組合員及び被扶養者である配偶者を対象に、人間ドック受診費用の助成を実施しています。
申込日及び受診日の両時点で、組合員または被扶養者の資格があることをご確認の上、お申し込みください。
2024年度 人間ドック・特定健康診査のご案内（ハピルス）
(7)特定健康診査について
2024年度の文部科学省共済組合・特定健康診査についてお知らせします。
申込日及び受診日の両時点で、組合員または被扶養者の資格があることをご確認の上、お申し込みください。
2024年度 人間ドック・特定健康診査のご案内（ハピルス）
(8)福利厚生サービス ベネフィットステーションについて
令和4年度から、文部科学省共済組合の福利厚生事業及び健診事業については、福利厚生サービス「ベネフィット・ステーション」を利用することとなりました。
ベネフィットステーションログイン方法
ベネフィットステーション | Benefit Station. (benefit-one.inc)
(9)文部科学省共済組合貸付事業について
組合員が日常生活していくうえで、臨時に資金を必要とする場合に貸付を行っています。 これらの貸付に要する財源は、国家公務員共済組合連合会に積み立てられている長期給付事業に要する積立金からの借入金をもって充てています。
文部科学省共済組合ホームページ 「貸付事業」
法改正により、事業主証明書の発行は令和6年12月以降廃止されました。
(2)積立貯金関係
令和6年7月8日から各種手続きがオンライン化しました。詳しい内容はこちら (チラシ)
(3)限度額適用認定申請
令和6年12月2日以降、マイナ保険証保有者には限度額適用認定申請書は交付しません。
以下は、マイナ保険証をお持ちでない方に対してのお知らせになります。
高額療養費の支払いの特例についての詳しい説明はこちら
| 長期組合員・短期組合員 共通 | |
| 限度額適用認定申請書（入力例） |
(4)治療用装具を購入したときなど
| 長期組合員・短期組合員 共通 | |
| 療養費・家族療養費請求書 |
(5)他人からけがをさせられたとき
| 長期組合員・短期組合員 共通 | |
| 損害賠償申告書 |
(6)人間ドックについて
2024年度の文部科学省共済組合・人間ドック助成についてお知らせします。
4月1日現在で35歳以上の共済組合員及び被扶養者である配偶者を対象に、人間ドック受診費用の助成を実施しています。
申込日及び受診日の両時点で、組合員または被扶養者の資格があることをご確認の上、お申し込みください。
2024年度 人間ドック・特定健康診査のご案内（ハピルス）
(7)特定健康診査について
2024年度の文部科学省共済組合・特定健康診査についてお知らせします。
申込日及び受診日の両時点で、組合員または被扶養者の資格があることをご確認の上、お申し込みください。
2024年度 人間ドック・特定健康診査のご案内（ハピルス）
(8)福利厚生サービス ベネフィットステーションについて
令和4年度から、文部科学省共済組合の福利厚生事業及び健診事業については、福利厚生サービス「ベネフィット・ステーション」を利用することとなりました。
ベネフィットステーションログイン方法
ベネフィットステーション | Benefit Station. (benefit-one.inc)
(9)文部科学省共済組合貸付事業について
組合員が日常生活していくうえで、臨時に資金を必要とする場合に貸付を行っています。 これらの貸付に要する財源は、国家公務員共済組合連合会に積み立てられている長期給付事業に要する積立金からの借入金をもって充てています。
文部科学省共済組合ホームページ 「貸付事業」
| 様式名 | （退職金が支払われる）長期組合員 |
| ①借入申込書 | 様式一式 |
| ②借入申込書（記入要領） | |
| ③借用証書 | |
| ④貸付実情調書 | |
| ⑤貸付実情調書（記入要領） |
